Бизнес/Личный ассистент, руководитель Административного отдела
ID | 0802053 |
Должность | Бизнес/Личный ассистент, руководитель Административного отдела |
Опыт работы | более 15 лет |
Зарплата | по договоренности |
Менеджер | Тел.: (495) 987–45–64 E-mail: info@profistaff.ru |
Дополнительная информация |
Пол: Женский Семейное положение: замужем, есть дети Место жительства: г. Москва |
Учебное заведение: Московский Экономико-лингвистический институт Факультет: Иностранных языков (лингвистика и межкультурная коммуникация) Специальность: Перевод и переводоведение |
Учебное заведение: Коми государственный педагогический институт, Сыктывкар Факультет: Иностранных языков (английский, немецкий) Специальность: Преподаватель иностранных языков |
04.2017 - Н/В |
OOO, Маркетинг, лояльность для ритейлеров, г. Москва Должность: Бизнес ассистент генерального директора, административный менеджер Обязанности: Ассистирование генеральному директору по всем административным вопросам. Контроль поступающих сообщений и корреспонденции, полное планирование рабочего дня руководителя (встречи, мероприятия, командировки, личные встречи), подготовка документов. - Подготовка и оформление презентаций, сбор, анализ и структурирование информации для отчета ГД перед групповым руководством Компании. - Контроль исполнения поручений и распоряжений ГД прямыми подчиненными и всеми отделами Компании. - Отчетность перед ГД по рабочей активности, отпускам и командировкам прямых подчиненных. - Организация, подготовка и координация встреч, совещаний, техническое оснащение онлайн встреч. - Составление писем, запросов и прочих документов по запросу и от имени руководителя. - Организация и координация деловых и личных поездок руководителя и членов семьи. - Финансовые отчеты по командировочным и представительским расходам. - Контроль правильности оформления и полноты согласования документов, передаваемых на подпись руководителю. - Прочие распоряжения руководителя. - Полноправный участник Management Team в качестве Административного менеджера.
Административный менеджер - Полное управление офисным помещением, техническое оснащение, своевременное тех обслуживание, решение срочных чрезвычайных ситуаций. - Организация и оформление командировок, деловых поездок, оформление виз, билетов, гостиниц, трансфера. - Контроль расходов, поиск путей оптимизации административных расходов, выбор новых поставщиков. - Обеспечение сотрудников корпоративными мобильными телефонами, корпоративной мобильной связью. Решение вопросов с предоставлением роуминга. - Заказ продукции для внутреннего использования (вода, чай/кофе, канцтовары, бытовой и хоз инвентарь и пр.), поиск и выбор поставщиков, тендерные переговоры. - Информирование сотрудников об основных событиях, нововведениях, рассылка новостей, политик, поздравлений. Администрирование корпоративного чата Компании, чата Management Team и чата прямых подчиненных руководителя. - Техническое оснащение онлайн встреч, администрирование и координация встреч руководителя с прямыми подчиненными и MT, еженедельных встреч всех сотрудников Компании, представление позиции руководителя на таких совещаниях и встречах. - Протоколирование всех встреч, рассылка протоколов, контроль исполнения принятых решений. - Ведение ежемесячной отчётности с составлением развернутых комментариев по деятельности Команды менеджеров по продажам. - Полная организация удаленной работы сотрудников. - Подготовка и организация корпоративных мероприятий «с нуля». - Руководство и контроль деятельности Офис менеджера и клининг леди. - Отправка корреспонденции, взаимодействие с курьерскими службами. - Учет командировок и отпусков сотрудников, офисная рассылка. - Перевод текстов. - Самостоятельный проект. – Поиск помещения для нового офиса, переговорный процесс и оформление документации, тендерный процесс по выбору поставщиков, подрядчиков и пр. Полностью самостоятельное ведение процессов: дизайн проект, оформление разрешительной, рабочей и исполнительной документации, ремонтные работы, обустройство офиса и рабочих мест, переезд, решение всех открытых вопросов, в т.ч финансовых. |
05.2007 - 04.2017 |
ООО, Производство и продажа промышленных клеев и герметика, г. Москва Должность: Ассистент руководителя Бизнеса (в т.ч. экспаты), руководитель административной группы Обязанности: - Планирование рабочего дня руководителя, координация его работы и пребывания в РФ и заграницей, полное ведение календаря. - Взаимодействие с руководителями структурных подразделений, контроль исполнения и выполнение поручений руководителя. - Устные и письменные переводы с/на англ.яз. - Организация пребывания в стране для руководителя и членов его семьи. - Фильтрация встреч, телефонных звонков, отслеживание важных сообщений в электронной почте. - Ведение деловой переписки, телефонных переговоров (в т.ч. на англ.яз). - Систематизация всех дел, вопросов и подготовка отчетов руководителю, поддержка в составлении презентаций, подготовка документов и писем от имени руководителя. - Организация встреч и переговоров руководителя, совещаний, ведение и оформление протоколов - Заказ билетов, бронирование гостиниц, координация личных и деловых поездок руководителя. - Ведение документооборота, полная административная поддержка руководителя - Работа с конфиденциальной информацией. - Самостоятельные проекты; участие в корпоративных проектах. - Руководство секретарями отделов (2-3 чел.), водителями (1-2 чел.), курьером: консолидация административных запросов от отделов и их дальнейшее распределение между членами Адм группы, координация и контроль сотрудников Адм группы. |
10.2003 - 04.2007 |
ОАО, Производство/продажа алюминия, г. Москва Должность: Секретарь-переводчик Первого Вице-президента компании (экспат) Обязанности: - Планирование рабочего дня руководителя. - Переводы с/на англ.яз. (в основном письменные). - Ведение деловой переписки, телефонных переговоров (в т.ч. на англ.яз). - Организация встреч и переговоров руководителя, совещаний, ведение и оформление протоколов. - Заказ билетов, бронирование гостиниц, координация личных и деловых поездок руководителя. - Ведение документооборота, полная административная поддержка руководителя. - Контроль исполнения документов и поручений руководителя. - Работа с конфиденциальной информацией. |
08.2001 - 09.2003 |
ЗАО, Электротехническая продукция, г. Москва Должность: Секретарь / Инспектор по кадрам Обязанности: Инспектор по кадрам - Кадровое делопроизводство в полном объеме (личные дела, карточки Т-2, приказы, приемы, увольнения, переводы, перемещения, отпуска, оформление трудовых, консультирование сотрудников по кадровым вопросам и пр.) - Ведение штатного расписания - Ведение кадровых баз данных в 1С. - Поиск и подбор кадров Секретарь. - Прием и распределение входящих звонков, общение с клиентами по телефону. - Встреча клиентов в офисе. - Делопроизводство. - Помощь в ведении деловой переписки на английском языке. - Координация работы офиса, обеспечение нужд офиса. - Работа с оргтехникой. |
|
Администрирование и планирование рабочей активности руководителя, протоколирование, организация деловых встреч и мероприятий, обеспечение жизнедеятельности офиса, тревел-поддержка, работа в режиме многозадачности, тайм-менеджмент, деловой этикет, конфиденциальность, умение расставлять приоритеты.
Уверенный пользователь ПК. |
Должность | Опыт работы | Зарплата | ID |
---|---|---|---|
Помощник руководителя | более 15 лет | по договоренности | 0802050 |
Офис-менеджер | более 8 лет | по договоренности | 0802051 |
Офис-менеджер | более 12 лет | по договоренности | 0802052 |
Руководитель АХО/ Управляющий офисом/Административный директор (АХО) | более 20 лет | по договоренности | 0802056 |
Помощник руководителя | более 9 лет | по договоренности | 0802054 |
Помощник руководителя/Офис-менеджер | более 5 лет | по договоренности | 0802055 |